На головну

Методичні рекомендації стосовно особистого прийому громадян
посадовими особами ДПА у м. Києві 

Завантажити документ

Методичні рекомендації
стосовно особистого прийому громадян посадовими особами
Державної податкової адміністрації у м. Києві
(затверджено наказом ДПА у м. Києві від 03.05.2007 р. № 277)

 1. Загальні положення

Методичні рекомендації стосовно особистого прийому громадян посадовими особами ДПА у м. Києві (далі – Методичні рекомендації) регламентують питання організації і проведення особистого прийому громадян посадовими особами ДПА у м. Києві.

1.1.Посадові особи, які здійснюють прийом громадян керуються:

Конституцією України, указами Президента України від 19 березня 1997 року № 241/97 “Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення”, від 13 серпня 2002 року № 700/2002 “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” та від 14 квітня 2004 року № 434/2004 “Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів” із змінами і доповненнями, законами України від 2 жовтня 1996 року №393/96-ВР “Про звернення громадян”, від 2 жовтня 1992 року № 2657-XII «Про інформацію» із змінами і доповненнями та іншими нормативно – правовими актами.

1.2. З метою забезпечення конституційних прав і свобод громадян для вирішення проблемних питань, які виникають у платників податків, в ДПА у м. Києві діє громадська приймальня, яка знаходиться за адресою: вул. Шолуденка, 33/19, кімната 106, 1 поверх.

1.3. Організація особистого прийому громадян посадовими особами ДПА у м. Києві здійснюється відповідальним працівником за організацію особистого прийому громадян відділу прийому і роботи зі зверненнями громадян управління масово-роз’яснювальної роботи та звернень громадян ДПА у м. Києві (далі – працівник)

2. Попередній запис на особистий прийом

 2.1. Попередній запис громадян на особистий прийом до посадових осіб ДПА у м. Києві проводиться безпосередньо у громадській приймальні або в телефонному режимі відповідальним працівником.

Якщо громадянин звернувся письмово з проханням записати його на особистий прийом, працівником здійснюється запис, про що письмово повідомляють заявника у термін, визначений чинним законодавством.

2.2. Під час проведення попереднього запису з’ясовується наступна інформація у громадянина: (П.І.Б., посада, адреса, категорія, соціальний стан, місце роботи, питання, з яким звертається громадянин, наявність попередніх звернень), яка вноситься до Картки обліку особистого прийому громадян (додаток 1 до Методичних рекомендацій) (далі – Картка), заповнюються графи Картки 1–10, 18 та зазначається порядковий номер запису.

2.3. З’ясувавши питання, з яким звертається громадянин, працівник повідомляє йому про посадову особу, до компетенції якої належить розгляд цього питання, та дату й час проведення особистого прийому відповідно до Графіка особистого прийому громадян посадовими особами ДПА у м. Києві (далі – Графік)

2.4. У разі, коли громадянин бажає записатися на особистий прийом до посадових осіб ДПА у м. Києві, які не здійснюють такий прийом згідно з графіком, ці посадові особи залучаються до проведення прийому. Час проведення такої зустрічі погоджується з керівником відповідного структурного підрозділу.

2.5. Якщо громадянин звернувся на особистий прийом з питанням, вирішення якого потребує залучення фахівців декількох структурних підрозділів, то для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених громадянином питань залучаються відповідні структурні підрозділи.

Особистий прийом має здійснюватися у прийомний день такої посадової особи, до компетенції якої належить головне або пріоритетне питання, що визначає громадянин. Інші посадові особи, залучені до прийому, запрошуються на цей же день, про що робиться відмітка у Картці.

2.6. У разі, якщо дата прийому припадає на вихідний чи святковий день, особистий прийом громадян здійснюється в інший день місяця за погодженням із відповідною посадовою особою та громадянином.

2.7. Запис громадян закінчується за 1 робочий день до календарної дати прийому керівника структурного підрозділу ДПА у м. Києві (далі – структурні підрозділи) та за 3 робочі дні до календарної дати прийому керівництва  ДПА  у м. Києві  згідно з Графіком.

2.8. Прийом громадян Головою ДПА у м.Києві або його заступниками здійснюється тільки за попереднім записом та з питань, які не можуть бути вирішені керівниками структурних підрозділів.

2.9. Якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів державної податкової служби, працівник пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, надаючи в цьому по можливості допомогу (вказує адресу, номер телефону тощо).

2.10. Не записується на повторний прийом до однієї і тієї ж посадової особи або керівника чи Голови ДПА у м. Києві той самий громадянин, якщо на попередньому прийомі у цієї посадової особи чи керівника ДПА у м. Києві порушені ним питання були вирішені (задоволено, відмовлено в задоволенні).

2.11. Якщо громадянин повторно звертається із проханням про особистий прийом до іншої посадової особи чи керівника ДПА у м. Києві, то у правому верхньому кутку Картки працівником ставиться штамп „ПОВТОРНО”

та у графі Картки 10 зазначається номер реєстрації особистого прийому або номер запису, якщо прийом не відбувся.

2.12. У разі запису на особистий прийом іноземного громадянина працівник радить звернутись письмово для подальшого розгляду звернення ДПА у м. Києві відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” із змінами та доповненнями

3. Організаційні заходи та підготовка матеріалів для проведення особистого прийому громадян

3.1. Відповідальний за організацію особистого прийому громадян працівник не пізніше ніж за день до встановленого Графіком дня прийому передає копію Картки обліку посадовій особі, яка має здійснювати особистий прийом громадян.

3.2. Керівник структурного підрозділу, на прийом до якого записався громадянин, готує відповідні матеріали стосовно питання, з яким звернувся громадянин на особистий прийом, та здійснює особистий прийом відповідно до часу та дати, зазначеної у Картці.

3.3. Для  забезпечення  здійснення  особистого  прийому  Головою  ДПА  у  м. Києві  та заступниками Голови:

3.3.1. працівник з’ясовує, в якому структурному підрозділі знаходилось попереднє звернення громадянина, який бажає записатись на особистий прийом до керівництва ДПА у м. Києві або до компетенції якого структурного підрозділу належить питання, з яким звернувся громадянин. Враховуючи з’ясоване, працівником заповнюється графа 8а Картки;

3.3.2. копії Карток у день запису громадян на особистий прийом передаються структурним підрозділам, зазначеним у графі 8а;

3.3.3 структурні підрозділи надають інформаційну довідку щодо справи громадянина, зазначеного у Картці, в термін не пізніше двох днів до особистого прийому. Інформаційна довідка повинна містити:

суть проблеми, стосовно якої звернувся громадянин;

пропозиції щодо вирішення питання;

копії попередніх звернень та копії відповідей на них;

прізвище, ім’я та по батькові посадової особи (керівника або заступника керівника структурного підрозділу), який має бути залученим до участі в особистому прийомі громадян керівництвом ДПА у м. Києві;

3.3.4. підготовлені матеріали передаються до структурного підрозділу, який відповідає за організацію особистого прийому громадян, за підписом керівника структурного підрозділу або його заступника;

3.3.5. на підставі отриманих від структурних підрозділів матеріалів формується справа, що надається посадовій особі, яка здійснює особистий прийом громадян, та заповнюються графи 8б, 8в, 8г Картки. 

4. Організація та проведення особистого прийому громадян

4.1. Особистий прийом громадян проводиться від імені ДПА у м. Києві. Прийом починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається.

4.2. Якщо громадянин не з’явився на особистий прийом або прийом з інших причин не відбувся, про це у графі 12 Картки вноситься відповідний запис і номер реєстрації не вноситься.

4.3. За відсутності посадової особи прийом здійснюють посадові особи відповідно до розподілу обов’язків.

4.4. У разі призначення або звільнення посадових осіб вносяться відповідні зміни  до Графіка  особистого  прийому громадян  посадовими особами ДПА  у  м. Києві.

4.5. Якщо громадянин звернувся з проханням здійснення особистого прийому без попереднього запису, то такий прийом здійснюватиметься структурним підрозділом, до компетенції якого належить розгляд питання. Час прийому та відповідальна особа, що здійснюватиме особистий прийом громадянина, погоджуються працівниками з керівником відповідного структурного підрозділу у телефонному режимі.

4.6. У разі необхідності в коректній формі можна попросити в заявника його документ, що засвідчує особу, або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи. Відсутність такого документа може бути підставою для відмови в прийомі.

4.7. У прийомі громадян можуть брати участь представники заявника, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку. Особам, які не перебувають у родинних або юридично значущих відносинах з громадянами, що звернулись на особистий прийом, забороняється перебувати в приміщенні, де він проводиться.

4.8. Громадяни, визнані судом у встановленому порядку недієздатними, на прийом без участі їх законних представників не допускаються.

4.9. На особистому прийомі працівник в Картці обліку ставить порядковий номер реєстрації.

4.10. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

З метою припинення неправомірних дій посадових осіб та скасування незаконних рішень особливу увагу слід приділяти зверненням громадян, в яких йдеться про недоліки в роботі органів державної податкової служби, оскаржуються рішення посадових осіб податкових органів.

4.11. Посадова особа, яка здійснює прийом громадян, повинна забезпечити особливо уважне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються Герої Радянського Союзу, Герої Соціалістичної Праці, Герої України, ветерани війни та інваліди, особи, що постраждали від аварії на Чорнобильській АЕС, громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

4.12. Посадова особа, яка здійснює прийом, для забезпечення кваліфікованого роз’яснення питань, порушених громадянами, може залучати до їх розгляду керівників інших структурних підрозділів ДПА України в частині вирішення питань, що належить до їх компетенції, або одержувати від них потрібну інформацію у телефонному режимі, про що робиться відмітка в Картці обліку особистого прийому громадян у графі 12.

4.13. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

4.13.1. задовільнити прохання чи вимогу безпосередньо під час особистого прийому;

4.13.2. відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

4.13.3. прийняти письмову заяву або скаргу (за потреби додаткового вивчення і перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і термін розгляду його звернення;

4.13.4. якщо розв'язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції органів державної податкової служби, то посадова особа, яка веде прийом, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися за його вирішенням, і по можливості надає в цьому допомогу (вказує адресу, номер телефону і таке інше).

4.14. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, приймає рішення або дає доручення із терміном виконання, що зазначається у графах 13, 14 Картки.

Посадова особа та залучені до особистого прийому посадові особи у Картці обліку ставлять підписи узгодження (графа 15б).

4.15. Працівник, відповідальний за проведення особистого прийому, передає Картку громадянину (громадянам) для підпису узгодження (графа 15а).

4.16. На письмових зверненнях (пропозиції, заяви і скарги), поданих під час особистого прийому, ставиться штамп, де зазначається дата та номер реєстрації особистого прийому, і вони передаються до загального відділу адміністративно–господарського управління для централізованої реєстрації та обліку в установленому порядку в день здійснення прийому.

Якщо особистий прийом закінчився у кінці робочого дня, звернення передається до загального відділу наступного дня.

4.17. Після реєстрації звернення загальним відділом працівником у графі 11 Картки ставиться реєстраційний номер та дата реєстрації.

5. Результати здійснення особистого прийому громадян

5.1. Працівник копію Картки передає структурним підрозділам відповідно до доручення, наданого під час особистого прийому (графа 13 Картки обліку).

5.2. Структурні підрозділи забезпечують виконання доручень, наданих під час особистого прийому громадян, у термін, вказаний у графі 14 Картки.

5.3. Контроль за виконанням та дотриманням термінів виконання доручень (рішень, резолюцій), наданих під час особистого прийому, здійснюється структурним підрозділом, відповідальним за організацію особистого прийому громадян.

5.4. Інформація про хід виконання доручення, наданого на особистому прийомі, протягом встановленого терміну та остаточні висновки за результатами його розгляду (копії відповідей, рішень тощо) в обов’язковому порядку надаються виконавцями до структурного підрозділу, відповідального за організацію особистого прийому громадян.

На підставі наданих матеріалів структурними підрозділами працівник заповнює графу 16 Картки обліку та знімає з контролю, якщо доручення виконано.

5.5. Усі наявні матеріали стосовно громадянина, який брав участь в особистому прийомі, формуються у справу до якої після заповнення графи 17 додається Картка обліку особистого прийому.

Картки обліку громадян, які не були присутні на особистому прийомі та не мають № реєстрації, підшиваються окремо.

5.6. За результатами виконання доручень, наданих під час особистих прийомів, щомісячно готується доповідна записка керівнику ДПА у м. Києві, який здійснював особистий прийом громадян.

5.7. Картка обліку особистого прийому громадян ведеться на паперових та електронних носіях. Комп’ютерна програма ведення Карток повинна бути придатна для всебічного аналізу, щодо кожного пункту Картки.

5.8. Працівник щомісячно проводить аналіз розгляду звернень громадян на особистих прийомах та подає його на розгляд керівництву.

5.9. Працівник, відповідальний за особистий прийом громадян, щотижня робить аналіз невиконаних доручень, наданих під час особистого прийому громадян, та у разі їх наявності подає керівництву як проблемне питання на апаратну нараду у Голови ДПА у м. Києві.

5.10. Посадові особи – керівники структурних підрозділів, які здійснюють особистий прийом громадян, забезпечують у своєму підрозділі систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх спричинили, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, що потребують негайного вирішення, своєчасного розроблення пропозицій щодо поліпшення законодавчого врегулювання у сфері оподаткування.

 6. Відповідальність посадових осіб

 Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.