Які вимоги законодавства мають бути враховані підприємством
при використанні особистого транспорту працівників

Статтею 798 параграфа п'ятого "Найм (оренда) транспортного засобу" глави 58 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ) визначено, що предметом договору найму транспортного засобу можуть бути повітряні, морські, річкові судна, а також наземні самохідні транспортні засоби тощо. 

Автомобіль, як наземний самохідний транспортний засіб, може бути предметом договору оренди транспортного засобу.

Учасниками договору оренди транспортного засобу можуть бути як юридичні, так і фізичні особи. При цьому не обов'язково, щоб фізична особа була суб'єктом підприємницької діяльності. Орендодавцем може виступати будь-який громадянин, що має у власності автотранспорт, у тому числі громадянин, який перебуває у трудових відносинах з підприємством – орендарем.

Відповідно до частини першої ст. 759 ЦКУ і частини першої ст. 283 Господарського кодексу України (далі – ГКУ) за договором оренди одна сторона (орендодавець) передає іншій стороні (орендареві) за плату на певний строк у користування майно для здійснення господарської діяльності. 

Договір найму транспортного засобу складається у письмовій формі (п. 1 ст. 799 ЦКУ). Якщо договір найму транспортного засобу складається за участю фізичної особи, то такий договір має бути ще і нотаріально посвідчений (п. 2 ст. 799 ЦКУ). Пунктом 105 розділу дев'ятого Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Мін’юсту від 03.93.2004 р. № 20/5 (зареєстровано в Мін'юсті України 03.03.2004 р. за № 283/8882, зі змінами та доповненнями, за текстом – Інструкція № 20/5), визначено, що договір оренди автомобіля посвідчується нотаріусами незалежно від місця його реєстрації. 

Якщо такий договір не було нотаріально посвідчено, то він вважається недійсним, внаслідок чого орендар (підприємство) ризикує втратити право на включення до складу валових витрат і податкового кредиту витрат, пов'язаних з утриманням та експлуатацією транспортного засобу, орендованого у фізичної особи.

Крім того, у договорі оренди необхідно зазначати найменування і марку автомобіля, державний номер, рік випуску, колір, номери двигуна, шасі та кузова, реквізити посвідчення про реєстрацію автомобіля в органах ДАІ (технічного паспорта), а також термін оренди автомобіля, розмір та періодичність сплати орендної плати, форму оплати (у грошовій, натуральній або іншій формі), термін оплати орендних платежів тощо.

За користування автомобілем орендарем сплачується орендна плата. Відповідно до ч. 1 ст. 286 ГКУ орендна плата – це фіксований платіж, який орендар сплачує орендодавцю незалежно від наслідків своєї господарської діяльності.

Орендна плата встановлюється в грошовій формі (ч. 3 ст. 286 ГКУ).

При цьому, Законом України від 22.05.2003 р. N 889 "Про податок з доходів фізичних осіб" (далі - Закон) встановлено (п. 1.3 ст. 1), що доходом фізичних осіб є будь-який дохід з джерел на території України, нарахований (виплачений) на користь платника податку протягом звітного оподатковуваного періоду, в тому числі і дохід від надання в оренду рухомого майна, якщо орендодавець є резидентом України, або якщо користування таким майном здійснюється на території України, незалежно від того, чи є орендодавець резидентом чи нерезидентом (пп. "е" п. 1.3 ст. 1), який є пасивним доходом (п. 1.12 ст. 1).

Якщо орендодавець надає в оренду (суборенду) рухоме майно не в межах своєї підприємницької діяльності, а як фізична особа - власник цього майна (що зазначено у договорі (найму) оренди автомобіля), то податковим агентом платника податку - орендодавця при нарахуванні доходу від надання в оренду рухомого майна (автомобіля) є юридична особа - орендар.

Об'єкт оподаткування визначається виходячи з розміру орендної плати, зазначеної в договорі оренди.

Доходи від надання в оренду рухомого майна оподатковуються податковим агентом при їх виплаті за їх рахунок за ставкою оподаткування 15 відсотків  згідно з п. 7.1 ст. 7 Закону.

ДПІ у Шевченківському районі м. Києва